学生・社会人が多く集う一般吹奏楽団。
好みはあれど、メンバー間の交流やお酒を楽しみに本番を迎える方も多いのではないでしょうか。
しかし！ 大人数の吹奏楽団、幹事は取りまとめに苦労するのが世の常…。
そこで今回は、演奏会や本番の醍醐味の1つ「打ち上げ」に焦点をあて、幹事の方が打ち上げを成功に導くためのポイントを、吹奏楽団ならではの視点で5つご紹介！
飲み会を制する者は楽団を制す……（？）。ということで、早速見ていきましょう！
【その1】楽器・衣装を置くスペースをチェック
やはり、最も重要なのが打ち上げ会場。
この選び方・店で7割は印象が決まってしまいます。
料理やドリンクメニューも気になるところですが、意外と場所を取るのが楽器などの荷物。
楽器以外にも着替えや差し入れ、お花を持ち運ぶこともあるため、予約時に楽器の置き場所は確認必須です。
相談次第では荷物用の席を事前に確保してくれることもあります。
人数が揃っていれば、お店丸ごと貸し切ることも視野に「スペース確保」を必ずしておきましょう。
【その2】個室・仕切りの有無を確認
個室でなくても隣の席（グループ）との間に仕切りのある方が、楽団内の統率をとりやすくなります。
ただし、壁や仕切りが多すぎると分断されて話が伝わりにくくなってしまうことも…。
特に、乾杯や締めの挨拶といった大事な場面で障害になってくる恐れがありますので、参加者全員に何かを伝えやすいレイアウト、ということを意識して確認をしておくと失敗は少ないはずです。
【その3】会費は担当者を決め事前に回収
人数が多いため、会費の当日徴収は極力避けましょう。
大きなお金ばかりでお釣りを渡せない可能性も出てきてしまいます。
そして徴収方法はシンプルに！
吹奏楽団体の特徴を活かし、パート毎に代表者を1人決めてその人にパートのお金を集めてもらいましょう。
あらかじめ徴収用のパート封筒を作り、出席者の名前を書いておくのがオススメ。
支払った人からチェックをしていけば、誰が支払っていないかも一目瞭然です。
当日徴収の場合も、お酒が入る前に集めるのが鉄則。
後になればなるほど、曖昧になる危険性が高まりますのでご注意を…
なお、幹事以外に会計担当を一人設定しておくと当日落ち付いて進行できます。
【その4】不測の事態に備えた情報収集
大規模な飲み会では、過去の幹事から情報を収集しておくことがオススメ。
過去にどんなトラブルがあったか、その時にどんな手を打ったか、など経験者から話を聞いておきましょう。
その他、大声を出しそう、下ネタが出そう、楽器を吹きたがる、服を脱ぎたがる、お酒に弱くすぐ潰れてしまう、など、ハメをはずしやすい人の参加が予想される場合は対策も入念に。
団体の場合、将来的に入店拒否なども十分考えられるため、万全の対策はもちろん、「貸切」や「完全個室」は常に選択肢として入れておくようにしましょう。
【その5】チェックリストを活用！
ノウハウは蓄積していくもの。
毎回の反省や気付いた点をもとに、チェックリストを作成しましょう。
例えば、以下のようなイメージです。
- 楽器置き場として使えるスペースはあるか
- 収容可能人数は適切か
- 各パートの会計担当は決まっているか
- 料理やドリンクはチェック済みか
- テーブル移動などは可能か
- 開始や終了が遅れたときはどうなるか
- 運搬などで遅刻者がいる場合の対応はどうなるか
- 人数変更になる場合の期限はいつか
- キャンセル料の有無
- 要注意人物はリストアップしているか
- エキストラの対応（料金や参加集計）はどうするか
- 乾杯・締めの挨拶をもらう人は決まっているか
このような内容をリストアップしておくと、抜けなくスムーズに進行できることと思います。
そして最後はやはり、幹事含め参加者が楽しめる場にするということ。
気負って空回りしては意味がありませんから、でしゃばりすぎず、準備を念入りにして臨むのがスタンスとしては良いのではないかと思います。
少しでも一般楽団の幹事さんがスムーズかつ、より良い打ち上げを行えますように。
